Coût des logiciels d’une PME : mesurer les économies possibles
Faites l’inventaire des abonnements, des coûts de liaison et du temps de ressaisie avant de décider quels outils réunir ou conserver.
Réduire le coût de ses logiciels commence par un relevé de dépenses, pas par un pourcentage d’économie annoncé. Une plateforme peut remplacer plusieurs abonnements ; elle peut aussi laisser subsister un outil métier, des frais de transition et du travail d’intégration.
Construire un inventaire que la comptabilité peut vérifier
Reprenez les douze derniers mois de factures. Pour chaque outil, notez le montant hors taxes, les utilisateurs actifs, les options, la date de renouvellement et la fonction couverte. Affectez les abonnements partagés une seule fois, même s’ils servent plusieurs équipes.
Ajoutez les coûts moins visibles : prestation de synchronisation, dépannage, export manuel et formation. Évaluez le temps interne à partir d’une courte observation des tâches, pas d’une estimation collective donnée de mémoire.
Un exemple où la première année ne fait pas économiser
Supposons qu’une entreprise dépense 360 € HT par mois pour un CRM et un outil de facturation utilisés par cinq personnes : 4 320 € HT par an. Elle étudie la Suite Inklura pour les mêmes cinq personnes, à 225 € HT par mois aux tarifs publiés lors de cette révision : 2 700 € HT par an.
Ajoutons 1 380 € HT de mise en service et deux mois de chevauchement des anciens abonnements, soit 720 € HT. La transition atteint alors 4 800 € HT la première année, avant temps interne. L’écart récurrent théorique est de 1 620 € HT par an une fois les anciens outils arrêtés, à tarifs et périmètre inchangés. Le projet peut être pertinent sans être moins cher dès le premier jour.
Décider ce qu’il faut réunir
- Réunissez en priorité les fonctions entre lesquelles les mêmes clients et documents sont recopiés.
- Conservez les outils spécialisés qui portent une obligation ou un savoir-faire que le nouveau logiciel ne couvre pas.
- Vérifiez les préavis avant d’intégrer une économie dans le budget.
- Faites chiffrer les imports, les formations et les éventuels connecteurs.
La Suite Inklura se compare à l’achat séparé de plusieurs produits de gestion. Pour un besoin limité, un seul produit, comme le CRM ou la facturation, peut suffire. Le bon achat est celui que vos équipes utilisent.
Valider l’économie après la bascule
À trois mois, comparez les factures réellement payées, les abonnements effectivement résiliés et le temps consacré aux tâches observées au départ. Séparez l’économie d’abonnement, le temps libéré et l’amélioration de service : ce sont trois résultats différents.
Les prix de la Suite ne comprennent pas tous les produits du catalogue. L’e-commerce, la caisse, la billetterie ou la maintenance terrain peuvent s’ajouter. Vérifiez les options et consommations, ainsi que les frais de mise en service avant de conclure.