Recevoir des factures électroniques : la checklist d’une TPE
Vérifiez votre plateforme agréée, vos accès, l’arrivée des factures et le traitement des erreurs : une checklist de réception pour les TPE.
Choisir une plateforme est une étape. Recevoir effectivement une facture, la remettre au bon interlocuteur et suivre son règlement en est une autre. Pour une TPE, la recette doit être courte, documentée et utilisable par une deuxième personne en cas d’absence.
Vérifier d’abord le cadre applicable
Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA établies en France concernées par la réforme doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Cette échéance est distincte de celle de l’émission des PME et micro-entreprises, fixée au 1er septembre 2027. La DGFiP détaille ces principes dans son guide par situation.
Une facture PDF ordinaire reçue par e-mail n’est pas la preuve que le circuit réglementaire est opérationnel. Confirmez votre situation et les éventuelles exclusions avec le comptable.
Les sept contrôles de réception
- L’identité : vérifiez la société et le SIREN concernés. Plusieurs sociétés nécessitent un contrôle pour chacune.
- Le prestataire : identifiez votre plateforme et vérifiez son statut dans la liste officielle.
- L’adressage : contrôlez avec elle la bonne inscription et le routage de vos factures.
- Les accès : donnez les droits aux personnes qui traitent les achats et prévoyez un remplacement.
- L’essai : faites suivre un document de test ou une réception réelle encadrée, puis retrouvez sa référence.
- Le traitement : vérifiez le destinataire interne, les données visibles et la gestion d’une erreur.
- La conservation : faites préciser l’accès aux documents, leur export et les conditions de conservation du prestataire.
Exemple : le dirigeant reçoit, le comptable traite
Dans une entreprise de trois personnes, le dirigeant peut désigner la plateforme tandis qu’un collaborateur suit les achats. Testez le parcours avec ces deux comptes : l’un doit pouvoir consulter l’arrivée du document, l’autre le traiter selon ses droits. Un accès partagé par mot de passe n’est pas un dispositif de remplacement.
Consignez dans une fiche interne la personne à appeler, l’emplacement des factures et la marche à suivre si une facture attendue n’apparaît pas. Vérifiez que les notifications correspondent au bon contact.
Relier la réception à votre gestion sans confondre les périmètres
Le suivi commercial, la facturation et la comptabilité ne sont pas interchangeables. Inklura finances aide à organiser les documents et paiements couverts par l’offre. Le traitement des factures fournisseurs via une plateforme agréée et leur éventuelle intégration doivent être confirmés séparément.
Apportez votre circuit actuel lors d’un échange : qui reçoit, qui valide, qui paie et qui comptabilise ? L’objectif est de définir les étapes conservées dans votre plateforme ou votre outil comptable, puis les échanges utiles avec Inklura. Ne changez pas de logiciel uniquement pour cocher une mention de compatibilité non vérifiée.