Réversibilité d’un logiciel : tester l’export avant de signer
Précisez données, pièces jointes, formats, délais et coûts de sortie, puis vérifiez l’export sur un petit dossier avant de choisir votre logiciel.
La réversibilité est la possibilité d’organiser la sortie d’un service en récupérant les données et documents nécessaires à la continuité de votre activité. La mention « export CSV » ne suffit pas : il faut savoir ce qui est exporté, ce qui manque et comment les liens entre les éléments seront repris.
Lister ce que vous devez réellement récupérer
Prenez un dossier client complet : société, contacts, échanges utiles, devis, factures et pièces jointes. Ajoutez les identifiants qui permettent de relier les documents au client. Un fichier de contacts sans les références de documents peut être exploitable pour une mailing-list et insuffisant pour une reprise de gestion.
Demandez également le périmètre des historiques, des champs personnalisés et des données détenues dans les services connectés. La récupération d’une donnée dans le logiciel principal ne signifie pas qu’elle sera récupérée chez tous ses partenaires.
Les points à écrire dans le contrat
- Les catégories de données et documents concernés.
- Les formats, la documentation des champs et les références entre fichiers.
- Le délai d’accès à l’export avant et après la fin du service.
- Les frais d’export ou d’accompagnement éventuels.
- Les modalités d’assistance au nouvel outil et de suppression des copies.
- Les obligations de conservation qui doivent être traitées séparément.
Pour les données personnelles, l’article 28 du RGPD prévoit des obligations de sous-traitance, notamment sur la restitution ou la suppression en fin de prestation selon les conditions prévues. Il ne garantit pas à lui seul un import complet dans n’importe quel logiciel. Consultez le texte publié par la CNIL et faites adapter les clauses à votre contrat.
Le test de sortie à faire avant l’entrée
- Créez un client fictif avec deux contacts et quelques documents.
- Réalisez l’export autorisé à votre niveau d’abonnement.
- Ouvrez les fichiers avec un outil indépendant.
- Vérifiez encodage, dates, montants, identifiants et pièces jointes.
- Faites examiner un échantillon par la personne chargée de la future reprise.
Consignez les éléments absents et le traitement prévu. Cette petite recette rend la comparaison plus concrète qu’une promesse de « données récupérables à tout moment » non détaillée.
Vérifier aussi les conditions financières de sortie
Un export disponible n’annule pas l’engagement contractuel. Préavis, mensualités dues, éventuelles réalisations étalées et prestations de reprise sont des sujets distincts. Pour Inklura, consultez les règles d’engagement et demandez les conditions de réversibilité correspondant aux produits commandés.
Apportez votre liste de données à la démonstration. L’objectif est de préciser ce que vous pourrez emporter, à quel moment et à quel coût, avant de décider du changement de logiciel.